1.会议的礼仪

　　各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
　　主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。
　　走上主席台应步代稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。
　　入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。
　　主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
　　主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。
　　主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。
会议发言人的礼仪
　　会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。
　　正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
　　自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
　　如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
会议参加者礼仪
　　会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。

2.报到处的人员安排和服务

服务
    被选派到报到处的工作人员应该经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。
    每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。
    关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。
    报到处要备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放；
    每个工作人员都有一张急救电话号码表，包含主要航空公司、出租车公司和会议有 关方的电话号码；
    始终有一位工作人员负责传信联络。
    准备足够的指示牌，把他们摆放在需要的地方，以保证与会者不迷路，顺利找到想去的地方；
    报到处工作人员必须清楚以下几件事：
    会议活动的日程表；
    各种活动次数；
    一些必需场所的位置（商务中心、洗衣房、大堂洗手间等）
人员安排：
    人员要充足，如有需要，可指定后备人员；
    选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格；
    一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意；
    对于大型会议的大批工作人员，要提供一个专门的会务人员休息室。

3.会议签到的几种方式

　　参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。它是出席也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般以下几种方法：
簿式签到
　　与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。
证卡签到
　　会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。
会议工作人员代为签到
　　会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如：“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“0”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。
座次表签到方法
　　会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从×号到号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。
电脑签到
　　电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。

4.会议租车要注意哪些细节？

　　会议交通保障应该引起高度重视，否则，会干扰会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。交通保障的主要任务是
　　--车辆组织
　　--用车制度
　　--派车管理
　　--车辆调度
　　--租车管理
　　--用车检查
　　--驾驶人员的管理
　　如果会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会代表。要根据与会人数尽可能组织足够的车辆，以保证会议的需要。
　　对于集体活动用车，因为车人多，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员按号入座，有序乘车。
　　零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。
　　领导干部用车要按规定予以保证。
会议租车要注意的细节：
　　--租车前应先了解想租的车型的性能，价格及租车所需证件。
　　--电话预订时需要留下详细的相关信息，已备不时之需。
　　--预订最好提前1-2天，预订周末的车辆需要提前2-3天。
　　--用车天数应定最少天数，如不够用应提前在还车时间之前电话续租。
　　--提车时，需带全所有证件，大部分证件都要原件。
　　--签署合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。
　　--发车和还车验车时应仔细查看，确认无误后再签署单据。
　　--驾驶车辆时注意安全行使。
　　一旦发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有交警的事故判定书或是安委会的证明，这两样是保险理赔所必须的证明。保险一定要在第一时间通知，最迟不能超过24小时。

5.会议订餐方法及注意事项

　　及早预订，为确保订餐供应无虞，通常在预订会议时同时附加订餐意向；
　　如不合适应该提前两天对订餐要求、标准任意修改；
　　餐费同会议费一同交付；
　　提前确认无误订餐范围、起送份数及用餐时间（订餐时间目前包括早餐、午餐和晚餐）。

6.会议用餐中的桌次与座位安排

　　在会议用餐中，桌次与座位是一个不可忽视的问题：
　　按习惯，桌次的高低以离主桌位置远近而定。右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。
　　宴会可用圆桌方桌或长桌，一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适中，各个座位之间的距离要相等。
　　团体宴请中，宴桌排列一般以最前面的或居中的桌子为主桌。
　　餐桌的具体摆放还应与宴会厅的地形条件而定。各类宴会餐桌摆放与座位安排都要整齐统一，椅背达到纵横成行，台布折纹要向着一个方向，给人以整体美感。
　　礼宾次序是安排座位的主要依据。我国习惯按客人本身的职务排列，以便谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐在男主人右上方，其夫人做在女主人右上方，两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置一般与主人主桌上的位置相同，也可以面对主桌的位置为主位。
　　在具体安排座位时，还应考虑其它因素。例如，双方关系紧张的应尽量避免安排在一起，身份大体相同，或同一专业的可安排在一起。

7.会议的温情服务

接站
　　向到达的与位代表和客人送上热情问候和消毒纸巾湿毛巾，以擦去旅途之劳顿；
在回酒店路途中：
　　详尽介绍，让代表一到达会议目的地就对当地有所了解；
　　免费提供会议接站用车的车头牌等；
　　向每一个房间有偿提供欢迎果蓝服务。
报到
　　向与会代表和客人送上：
　　会议服务指南
　　礼品（内容由会议主办者定）
　　当地正规出版的地图，酒店服务指南，会议拓展服务指南等资料。
开会
　　向75人以上会议免费提供步话机或区域手机，保持最佳沟通状态，实现“无缝隙服务”；
　　提供会议秘书全程跟踪服务，参与会议接待工作的全过程，并服从会务组的工作安排；
　　有偿提供精美的酒店大门口欢迎横幅和会议室横幅及代表胸卡（内容由会议主办者定）；
　　有偿提供集体合影照和全程跟踪摄影服务；
　　免费提供行李和贵重物品酒店寄存服务；
　　提供委托各类信息收集服务。
考察
　　向考察的代表和客人每一天送上2瓶本地名牌矿泉水；
　　向考察的每一位代表和客人提供太阳帽一顶；
　　每辆考察用车内配备“应急箱”一个，配备创可贴、风油精等常用应急物品；
　　提供二次考察服务。
票务
　　提供返程机、车、船票订票业务，免费送票；
　　提供其他委托代办服务。
送站
　　提供专人送站服务；
　　提供委托统一退房、延时退房、续住服务；
　　提供VIP和特殊客人专人专车送站服务。

8.如何接待残疾人与会者

会议接待残疾人与会者要注意提供给他们一定的便利，所谓便利，它主要包括两个方面：
 --设施便利
 --服务便利
顾名思义，设施便利主要侧重于硬件方面，比如
 --酒店客房
 --会议室
 --停车场
 --车库
 --路边
 --坡道
 --入口
 --过道
 --电梯
 --楼梯
 --应急措施
 --餐厅
 --零售店等
 --公厕
 --电话
 --饮水器
 --登记处等等
　　服务便利是指为残疾人所提供的服务，以保证他们享有与正常与会者同样的经历和待遇。
服务便利
　　服务便利涉及的是计划和决策事宜。其实，残疾的概念范围很广，表现形式多种多样，残疾人有时可能只是健康方面的问题，因此，要给他们安排固定的、次数较多的或时间更长些的中间休息时间，让他们可以利用这段时间去卫生间或服用药物。有些与会者出于健康原因可能需要会议提供特殊饮食。
　　根据潜在与会者的要求以及陆续通过注册表和其他途径收集的信息，会议策划者可以相应调整计划和决策。象处理交通问题一样，可以指派专人负责，如果有问题出现，此人可以全权负责处理。如果与会者有特殊要求，可以请他以书面形式记录下来并告知会议策划人员或酒店和其他相关机构的会议服务经理。 相关信息应该传达至每一个与会者。如果会议组织机构或发言人能为盲人与会者专门提供相应的盲文资料，那么这一做法肯定将会受到与会人员的称赞。在某些情况下，这样做或许增加了成本，但是从另一方面看，你在向公众发送出一个非常有意义的信息， 即本次会议时刻想与会者所想，急与会者所急。
　　现在，很多机构在主席台旁边安装有字幕显示设备，它可以现场显示发言人所讲的内容。这对那些有听力障碍的人尤为有用。有些会议组织机构甚至聘请专人为聋哑人与会者提供手语翻译，或为有视力障碍的与会者提供会议记录服务。对于一些琐碎的事情，比如为导盲犬提供个喝水碗，虽然花钱不多，但却会给与会者留下美好而长久的印象。他们会非常欣赏会议所提供的周到而热情的服务。
设施便利
　　与会者使用最多的两个地方是会议室和酒店客房。
客房
　　我们先来谈谈客房。酒店客房需要为客人提供的东西很多。比如，应该准备一些无障碍房间，即房间浴室可以允许轮椅出入。由于这些与会者有时会有一个私人助理陪同，所以房间应准备两张单人床或两张双人床。为了出入方便，这些房间应该靠近电梯或安全出口。显然，为了方便轮椅活动，房间的入口和走廊也要比普通房间宽一些，其标准尺寸是32英寸。
　　至于门，杆型把手要比球型把手更为方便。门上应该安装有一个稍微低一点的窥视孔，以便于坐在轮椅上的人使用。浴室里最好设有带基座的洗手池，洗脸盆下面不应该设储藏柜，轮椅可以靠近洗手池。为便于进出，浴室的门应该是向外开的。淋浴器、澡盆和座便器的扶手也很重要。座便器应该设置得矮一些，以便于残疾与会者上下轮椅。房间里不一定安放浴凳，但如果客人要求，也应该给他们提供。
　　房间里的其他设备和设施，从电灯开关到恒温器，都要保证坐在轮椅上的人可以够得着。 门和电话应装上警示灯以方便有听力障碍的与会者使用。虽然大多数的酒店客房里都有小酒吧冰柜，但是可能没有冷藏药品的地方。有些酒店连冰柜都没有。在这种情况下，如果与会者需要冷藏物品，你必须提前和酒店联系，做好安排。一般情况下，酒店在当初设计时，都已要求建筑施工单位遵守美国残疾人法案的规定和指导方针，但是为确保万无一失，你应该早在考察场地时，就提出要求看一看残疾人房间。
会议室
　　与会者逗留时间最多的另一个地方是会议室。他们在那里听嘉宾演讲，与其他与会者沟通交流。按照标准规定，门的最小宽度为32英寸（81.28厘米）。这方面通常没有什么问题，因为大多数会议室的门都很宽，而且经常有两扇门，这样入口就更大，可以方便大的人流出入。
　　如果有残疾人与会者需要上讲台，那还需要有坡道设置。如果发言人使用落地麦克风提问和回答问题，那要安排专门人员负责调节麦克风的高度。有些人对灯光或特殊的照明设备很敏感，你要通知视听部门不要使用强光。
　　与会者在进入酒店客房或会议室之前需要停车， 所以在入口和电梯附近要有足够地方供残疾人停车。（美国残疾人法案规定残疾人专用停车位与普通停车位的比例是1：25。）
停车
　　此外，车位的大小也很重要，因为轮椅的活动需要一定的空间。通常，车旁应留出5-8英寸宽的位置。如果入口旁边无法设置残疾人专用停车位，可以考虑安排专门服务生为他们停车。
　　如果与会者是坐出租车或乘坐其他交通工具来的话，停车就不成问题，但是路边石、坡道和入口的设计仍很重要。代客泊车位旁的路边应有无障碍通道以方便轮椅的出入。标准的斜坡是从1英寸到12英寸高度。在有斜坡的地方，应该铺设特殊路面予以警示，或者至少用不同的颜色加以区分以避免事故的发生。如果斜坡处有转弯，必须装上护栏以防轮椅在急转弯时倾斜和翻倒。
走廊、电梯和楼梯
　　走廊、电梯和楼梯是与会者进入会议室、客房和其他服务设施的必经之地，这些地方要特别注意。无论对残疾人还是普通与会者，电梯和楼梯的指示标志都很重要，充足而明确的标志可以避免混乱情况的发生。走廊里如果有门垫，要保证门垫固定、平坦，或者设计为隐藏式。电梯里要安装两套按钮，其中一套是按照坐轮椅的人的高度设计的。按钮上可以加上盲文。实际上，许多电梯都安装有声控系统，当到达要去的楼层时电梯会有声音或铃声提示。此外，电梯要宽大一点，使轮椅可以进入并调转方向面对电梯门。对于残疾人来说，倒着进出电梯是很危险的。至于楼梯，两侧都需要安装扶手。
餐厅和零售商店
　　餐厅和零售商店是与会者常去的地方。如果有象自助餐台或收银台这样的自助式柜台，高度一定不能超过34英寸（86.36厘米）。考虑到轮椅的活动，过道的宽度不能小于36英寸（91.44厘米），在过道尽头或角落要有适合轮椅转弯的空间。同样，所有的门口也至少要有32英寸（81.28厘米）宽。如果餐厅备有大号字体菜单或盲文菜单会很受残疾人与会者的欢迎。为提高服务质量，许多酒店都对员工如何为特殊客人服务进行过培训。你应该与负责会议服务的经理核实一下，看他们能提供什么样的服务以便你能够及时传达给与会者。
相关的服务和设施
　　在酒店里，除了客房、会议室、餐厅和零售店，还有其他一些相关的服务和设施，如公厕、公用电话、饮水器和登记处。公厕如设有残疾人专用座位，一定要有相应的指示标识。酒店客房浴室要注意扶手和水池的高度和门的宽度，是否有供轮椅转弯的空间，门是否向外开等等。马桶自动冲水装置不仅要卫生更要方便。虽然现在大多数客人都有手机，对公共电话的需求不象以前，但是仍然要设置公用电话，并配备有为聋哑人设计的电讯装置（TTD），同时至少有一部公用电话的高度适合坐轮椅的人使用。饮水器也是一样，应保证轮椅能放在下面，开关或把手应伸手可及。有些登记处的台面为方便工作人员工作和存放东西而设计得很高，但是却给坐轮椅的人带来了诸多不便。登记处要设计有矮一些的台面以便坐轮椅的与会者能够自如地与工作人员交谈。
应急措施
　　最后，也可能是最重要的一点就是应急措施。必须安装自动喷水灭火系统，警报装置应安装在所有客人都可以够得着的地方，包括那些坐轮椅的客人。所有出口要有醒目标识。最重要的是，在残疾人来会议报到时，工作人员就应该详细告知各种应急措施。为了方便起见，应该在客房里为客人准备一份有关应急措施的详细文字材料。 如果需要，还应提供大号印刷或盲文版。

9.如何接待残疾人与会者（2）

设施便利
　　与会者使用最多的两个地方是会议室和酒店客房。
客房
　　我们先来谈谈客房。酒店客房需要为客人提供的东西很多。比如，应该准备一些无障碍房间，即房间浴室可以允许轮椅出入。由于这些与会者有时会有一个私人助理陪同，所以房间应准备两张单人床或两张双人床。为了出入方便，这些房间应该靠近电梯或安全出口。显然，为了方便轮椅活动，房间的入口和走廊也要比普通房间宽一些，其标准尺寸是32英寸。
　　至于门，杆型把手要比球型把手更为方便。门上应该安装有一个稍微低一点的窥视孔，以便于坐在轮椅上的人使用。浴室里最好设有带基座的洗手池，洗脸盆下面不应该设储藏柜，轮椅可以靠近洗手池。为便于进出，浴室的门应该是向外开的。淋浴器、澡盆和座便器的扶手也很重要。座便器应该设置得矮一些，以便于残疾与会者上下轮椅。房间里不一定安放浴凳，但如果客人要求，也应该给他们提供。
　　房间里的其他设备和设施，从电灯开关到恒温器，都要保证坐在轮椅上的人可以够得着。 门和电话应装上警示灯以方便有听力障碍的与会者使用。虽然大多数的酒店客房里都有小酒吧冰柜，但是可能没有冷藏药品的地方。有些酒店连冰柜都没有。在这种情况下，如果与会者需要冷藏物品，你必须提前和酒店联系，做好安排。一般情况下，酒店在当初设计时，都已要求建筑施工单位遵守美国残疾人法案的规定和指导方针，但是为确保万无一失，你应该早在考察场地时，就提出要求看一看残疾人房间。
会议室 
　　与会者逗留时间最多的另一个地方是会议室。他们在那里听嘉宾演讲，与其他与会者沟通交流。按照标准规定，门的最小宽度为32英寸（81.28厘米）。这方面通常没有什么问题，因为大多数会议室的门都很宽，而且经常有两扇门，这样入口就更大，可以方便大的人流出入。
　　如果有残疾人与会者需要上讲台，那还需要有坡道设置。如果发言人使用落地麦克风提问和回答问题，那要安排专门人员负责调节麦克风的高度。有些人对灯光或特殊的照明设备很敏感，你要通知视听部门不要使用强光。
　　与会者在进入酒店客房或会议室之前需要停车， 所以在入口和电梯附近要有足够地方供残疾人停车。（美国残疾人法案规定残疾人专用停车位与普通停车位的比例是1：25。）
停车
　　此外，车位的大小也很重要，因为轮椅的活动需要一定的空间。通常，车旁应留出5-8英寸宽的位置。如果入口旁边无法设置残疾人专用停车位，可以考虑安排专门服务生为他们停车。
　　如果与会者是坐出租车或乘坐其他交通工具来的话，停车就不成问题，但是路边石、坡道和入口的设计仍很重要。代客泊车位旁的路边应有无障碍通道以方便轮椅的出入。标准的斜坡是从1英寸到12英寸高度。在有斜坡的地方，应该铺设特殊路面予以警示，或者至少用不同的颜色加以区分以避免事故的发生。如果斜坡处有转弯，必须装上护栏以防轮椅在急转弯时倾斜和翻倒。
走廊、电梯和楼梯
　　走廊、电梯和楼梯是与会者进入会议室、客房和其他服务设施的必经之地，这些地方要特别注意。无论对残疾人还是普通与会者，电梯和楼梯的指示标志都很重要，充足而明确的标志可以避免混乱情况的发生。走廊里如果有门垫，要保证门垫固定、平坦，或者设计为隐藏式。电梯里要安装两套按钮，其中一套是按照坐轮椅的人的高度设计的。按钮上可以加上盲文。实际上，许多电梯都安装有声控系统，当到达要去的楼层时电梯会有声音或铃声提示。此外，电梯要宽大一点，使轮椅可以进入并调转方向面对电梯门。对于残疾人来说，倒着进出电梯是很危险的。至于楼梯，两侧都需要安装扶手。
餐厅和零售商店
　　餐厅和零售商店是与会者常去的地方。如果有象自助餐台或收银台这样的自助式柜台，高度一定不能超过34英寸（86.36厘米）。考虑到轮椅的活动，过道的宽度不能小于36英寸（91.44厘米），在过道尽头或角落要有适合轮椅转弯的空间。同样，所有的门口也至少要有32英寸（81.28厘米）宽。如果餐厅备有大号字体菜单或盲文菜单会很受残疾人与会者的欢迎。为提高服务质量，许多酒店都对员工如何为特殊客人服务进行过培训。你应该与负责会议服务的经理核实一下，看他们能提供什么样的服务以便你能够及时传达给与会者。
相关的服务和设施
　　在酒店里，除了客房、会议室、餐厅和零售店，还有其他一些相关的服务和设施，如公厕、公用电话、饮水器和登记处。公厕如设有残疾人专用座位，一定要有相应的指示标识。酒店客房浴室要注意扶手和水池的高度和门的宽度，是否有供轮椅转弯的空间，门是否向外开等等。马桶自动冲水装置不仅要卫生更要方便。虽然现在大多数客人都有手机，对公共电话的需求不象以前，但是仍然要设置公用电话，并配备有为聋哑人设计的电讯装置（TTD），同时至少有一部公用电话的高度适合坐轮椅的人使用。饮水器也是一样，应保证轮椅能放在下面，开关或把手应伸手可及。有些登记处的台面为方便工作人员工作和存放东西而设计得很高，但是却给坐轮椅的人带来了诸多不便。登记处要设计有矮一些的台面以便坐轮椅的与会者能够自如地与工作人员交谈。
应急措施
　　最后，也可能是最重要的一点就是应急措施。必须安装自动喷水灭火系统，警报装置应安装在所有客人都可以够得着的地方，包括那些坐轮椅的客人。所有出口要有醒目标识。最重要的是，在残疾人来会议报到时，工作人员就应该详细告知各种应急措施。为了方便起见，应该在客房里为客人准备一份有关应急措施的详细文字材料。 如果需要，还应提供大号印刷或盲文版。

10.会议有哪些需要印刷的东西？

会议一般都会需要印刷一些宣传品及会议资料，具体如下：
印刷项目
会前： 
　　大会专用信封、信纸。
　　宣传品--海报、会议通知、报名表。
会议期间：
　　大会节目手册；
其他：名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券；
　　论文摘要集／与会者名册。
　　依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减，例如：如果没有很多经费可以不用印制信封信纸；但如果筹备时间很长而经费足够的话，也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。
会前使用的印刷品
　　会前的准备工作需要用到很多的印刷品，一来可以统一大会形象，二来可以同时开展做宣传。
信封、信纸
　　先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等)，依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品，如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感，甚至大会会场布置物，如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS，加强与会人员印象。
　　接着，就可以设计大会信封／信纸，当然现在大多使用电脑发信或e-mail联络相关事宜，但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸，而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封，可分别用来寄信件及会议通知之用。
宣传品
　　需要印刷的宣传品包括：
　　--海报；
　　--会议通知（宣传小册）

印刷设计与制作
封面（海报、会议通知）
 --会议名称、1ogo。
 --日期和地点。
 --主办单位--由谁主办。
 --摘要--简单介绍内容或主题。
 --大会标语。

内容（会议通知）
　　详述会议内容，特别强调重要的演讲人及讲题，并对发言人和讲题详细介绍，以鼓励大家参加，主题要醒目，要让读者信服这个会议是有价值的，引起回响，大致内容如下：
 --时间、日期和地点。
 --会议名称。
 --主办单位及协办单位，或指导单位。
 --大会筹备委员会名单及秘书处。
 --主题。
 --会议主人邀请函。
 --谁应该参加和为什么。
 --演讲人名字、职称。
 --会场简介
 --报名费用（包括内容）
 --报名表
 --住宿资料
 --眷属活动和相关旅游资料
 --特别活动
 --教育学分

设计大会宣传小册（会议通知）
　　设计一份实用又精美的会议通知，除了可以吸引注意，还可以让与会者留存，不仅用来宣传，还可在将来让人们律津乐道。

内容：
--将重要讯息放在封面
--宣传(广告)时要有一致性，以这个主题为主
--封面利用单一图样
--选择照片在大会宣传小册，说明目的
--在照片下要说明
--避免陈词滥调
--加强重点
--以照片来代替图案
--不要耍花招
--使大会宣传小册看起来有价值感
--在质量上要好
--诚实以告
--用信封邮寄大会宣传小册
--提供报名方法
--确定参加者对象及目标
--利用封面引起兴趣并着手行动
--让有意愿与会的人参与
--人性化，引发兴趣
--利用别人推荐来增加可信度

　　列出优点：
将活动名称写正确，如果可能，让主题可以-看就获益。
利用副标题加强效果，这个建议很重要，特别是当你每年年会或活动名称都相同时。
例举参加会议的优点。
建议参加会议的人简述工作范围和个人经验，让别人知道哪些人参加会议获益最大。
在大会宣传小册中，25％~30％描述大会内容，如果会议在最近举行，不要害怕重复使用字句。
包括演讲者资料，尽可能让阅读的人了解演讲者。
利用过去与会者的推荐，让人感觉可从会议中获益。
利用现在式第二人称：例如"你将从……地方获利"，用肯定句，不要写不确定的字眼。

11.常用会议服务设备类型

表决系统  
每个席位的表决器，即有多少席位多少个表决器，与表决器和电脑连接的设备有 
表决分线器 
会议表决系统软件 
LED显示屏 
电缆线、电脑 
投影仪等 

同声传译系统 
同声传译系统是一种高层次国际性会议系统，具体由下列部分组成： 
传声器设备(系统) 
译音员设备 
语言分配系统 
有关控制设备 

 同声传译系统能完成语言的翻译、传输、分配和收听。 

发言讨论系统 

  会议发言讨论系统提供一套方便有效的会议管理技术，让会议讨论可以在良好的秩序下进行。代表只需按动其话筒上的开关键便可以发言，而主席话筒上的优先按键则能中止正在发言的代表，从而使主席可以容易地去控制整个会议）。 

  

其它视听系统 
 包括： 
 --多媒体投影机 
 --幻灯仪、投影仪 
 --投影屏幕 
 --接口单元 
 --录象机 
 --电视机 
 --数据监视器 
 --电视墙 
 --灯光设备 
 --摄象机 
 --音响设备 
 --办公设备 
 --音、视频会议系统等 

12.会议翻译

　　可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要 “采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。
　　很多所谓翻译不是通才(换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有)，而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。
　　再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的影像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。
　　当然为了商业秘密不外泄，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

13.健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入会议服务，但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括: 

 --举办地医疗信息的收集 
 --特色专科分布 
 --急救车辆呼叫 
 --费用支付办法 
 --常用药品少量采购 
 --无障碍通道 
 --及洗浴卫生设备的改造等  

14.会后服务内容有哪些？

要为一个会议划上一个圆满的句号，会后的服务不可忽略。会后服务主要包括： 
 -- 结帐 
 --资料收集 
 --会议通讯录 
 --花名册 
 --会议摄影像等