在接待工作中，礼宾规格通常被专业人员看作头等大事。确定接待工作的具体环节时，首先必须确定礼宾规格；若没有礼宾规格为先导，接待中的一系列工作则难以开展。
俗话说：“没有规矩，不成方圆。”礼宾规格，实际上就是指礼宾工作具体过程中的各种规矩。规格，是指与某一事物相关的规定或者标准。所谓礼宾规格，具体是指接待人员在接待活动中对礼宾接待对象的一系列的具体的规定，即在公务接待的具体过程中所必须遵守的、已被先期正式规定的具体要求或衡量优劣的具体标准。
在各式各样的接待工作中，如果没有事先确定礼宾规格，或者不遵守已确定的礼宾规格，往往就会出现这样或那样的差错。因此，从事具体接待工作中接待人员在任何情况下都不应当忽略礼宾规格的重要性。
对于礼宾规格，接待人员主要应当对掌握原则、来宾分类、熟悉特征、常规内容、操作方式等5个具体要点加以把握。
一、掌握原则
不论是确定礼宾规格还是遵守礼宾规格，接待人员都应当对其基本原则重点加以掌握。有了这些基本原则重点加以掌握。有了这些基本原则作为指南，处理个体问题时便会游刃有余，比较顺利。
一般而论，有关礼宾规格确定与操作的基本原则主要有以下3条：
（一） 身份对等
依照贯例，在接待活动中，双边关系讲究的是对等。“对等”在双方交往中的含义，就是要求双方交往平等对待，礼尚往来，你方如何待我，我方即可如何待你。
所谓身份对等，具体是指在确定接待来访人士的礼宾规格时，应与接待对象的具体身份相称，同时还应参照对方在接待我方身体相仿者时所采用的具体的礼宾规格。也就是要求我方所给予来访人士的礼遇应当恰到好处，以免我方人士在出访对方时可能会受到任何形式的怠慢。
（二） 一律平等
在接待活动中，多边关系讲究的是平等。在具体确定或操作用以接待来自多方的人士的礼宾规格时，一定要明确平等待客为先的正确理念，对有关各方真正做到一视同仁。
（三）有所区别
在强调身份对等与一律平等两项原则的同时，在为接待对象安排具体的礼宾规格时，还注意充分尊重对方的风俗习惯以及其他方面的特殊做法，绝对不要搞一厢情愿，不强人所难，不强加于人，不勉强行事，否则必将事与愿违。
有所区别，即指接待人员在确定和操作用以接待来自与我方存在习俗差异及其他差异地区的人士的礼宾规格时，必须充分考虑双方的这些差异，具体情况具体对待，不能千篇一律。
二、来宾分类
在具体动作礼宾规格时，接待人员往往需要对自己所接待的来访人士加以区分，以求不同对象不同对待。做到这一点是非常关键的。
就一般状况而论，接待人员在对外交往中所接待的对象，大体上可以被区分为VVIP、VIP、IP、CP等5类。在确定这5类不同的外方人士的礼宾规格时，有着不同的具体要求与注意事项。
（一）VVIP
VVIP是英文“Very Very Important People”的缩写，它的含义为“非常非常重要的客人”或“异常重要的人士”。
在外事接待中，VVIP一般指正式来访的各国现职的常和国家主要领导人，即各国现任的国家元首、政府首脑，以及社会主义国家执政党的领袖。有时，它还应包括由主权国家所组成的国际组织的主要负责人。此类客人通常称为“国宾”。在正常情况下，各国都会以最高档次的礼宾规格接待此类客人。与此同时，还会特别重视其荣誉性与安全性问题。
（二）VIP
VIP是英文“Very ：”的缩写，它的含义为“非常重要的客人”，在接待工作中往往称其为“要人”。
具体而言，VIP一般包括正式来访的下列人士：各国政府的重要负责人，如中央政府副部长以上官员及地方政府副省长以上官员；各国合法政党主要负责人；各国王室成员；各国议会主要负责人；各国军方要负责人，如军队统帅，三军总司令、副总司令、总参谋长、副总参谋长，将军以下军衔拥有者；各国少数民族领袖；各国宗教界领袖；各国合法的群众团体的主要负责人；各种被我国正式承认的国际组织负责人；各国驻华使节及各国际组织驻华代表；各国商界领袖；各国知名的企事业单位的负责人；与我方存在正常合作关系的单位、部门的主要负责人等等。曾拥有此类身份的非现职人员，亦应被视同现职看待。
在接待VIP时，通常应采用较高档次的礼宾规格，同时还须考虑我方与对方的礼尚往来问题。
（三）IP
IP是英文“Important People”的缩写，它的含义为“重要客人”。
在接待工作中，此类“重要客人”通常是指正式来访的各界知名人士、新闻界人士、同行业人士、具有潜在的合作可能的单位与部门的负责人士，以及存在合作关系的单位与部门的一般工作人员。
在接待IP时，具体所执行的礼宾规格应突出体现接待方对对方的重视。与此同时，在接待过程中，还应注意主动联络对方，以加强联系，促进沟通。
（四）SP
SP是英文“Special People”的缩写，它的含义为“特殊的客人”。在接待工作中，SP具体指的是：身体状况特殊者，如老、幼、病、残、孕；风俗习惯特殊者，如少数民族人士、宗教界人士；作用发挥特殊者，如上述几类客人的助手、秘书以及其身边工作人员，上述几类客人的配偶、长辈、子女以及其他亲友；关系特殊者，如以前与接待方产生过重大矛盾冲突或对接待主持敌视态度者。
在确定SP的礼宾规格时，一方面要坚持遵守规定；另一方面也要在力所能及、不卑不亢的前提下，给对方以适当的照顾。
（五）CP
CP是英文“Common People”的缩写，它是含义为“普通客人”。
在接待工作中，此类“普通客人”一般是来访的、除以上介绍的前4类客人之外的其他所有人士。
具体动作CP的礼宾规格时，关键是要对对方尊重、重视。不能因其“普通”，而接待不周。
三、熟悉特征
礼宾规格具有简约性、规范性、差异性等主要特征。在接待活动中，接待人员必须对礼宾规格的这些具体特征有所了解。只有熟悉了这些特征，才能更好地确定礼宾规格。
（一）简约性
第二次世界大战结束之后，尤其是自20世纪90年代以来，各国礼宾都发生了一定程度的变革。就礼宾规格而言，此种变革的主要趋势，就是不断地使之简化、再简化。从总体上来看，我国用于接待的礼宾规格同样也在不断简化。与过去相比，在我国，简约性这一特征往往表现得十分明显。
（二）规范性
作为一种专门规定、专项标准或者具体要求，礼宾规格的规范性甚强，它对于接待人员在接待工作中具体应当“如何有所为”、“如何有所不为”往往都规定得一清二楚。因此，可以称其为“礼宾规范”。
（三）差异性
具体确定和操作接待工作中的礼宾规格时，在基本要求不变的大前提之下，其具体做法经常因人而异。也就是说，在接待不同的来访人士时，往往有着许多不同的规定或要求，即所谓规格的差异性。在某些特定的情况下，当交往双方的关系发生重大变化或受到某种因素左右时，接待方用以接待对方的礼宾规格也会与以往的做法略有同。这也是其差异性的一种表现。
四、常规内容
不管是确定礼宾规格，还是具体操作礼宾规格，如果如对礼宾规格的内容不了解或了解得不够全面，就不可能对其进行成功的运作。
一般而言，在接待活动中，礼宾规格的常规内容主要包括下列3项：
（一）费用的多少
费用的多少，是指某次接待活动的开支总额及其具体环节所需费用的支出状况。在任何情况下，接待来宾都是需要花钱的。一次接待活动的费用支出状况尤其是总开支，既应该有一定标准，又必须反映出接待方对对方的重视程度。
（二）规模的大小
规模的大小，一般是指在接待工作的具体过程中，尤其是在迎送、宴请、陪同等重要的环节上，接待人员所参与的具体范围以及实际到场具体人数的多少。在接待工作中，所谓接待规模大，往往是指具体到场的接待人员范围广、人数多，反之则称为接待规模小。一般认为，接待规模越大，表明接待方对此接待工作重视的程度越高。
（三）身份的高低
身份的高低，在这里通常是指在接待活动过程中，尤其是在一些较为重要的场合里，到场的接待方人士具体身份的高低，特别是到场的接待方主要人士的具体身份的高低。显然，到场的接待方人士身份越高，尤其是到场的接待方主要人士的身份越高，越说明接待方尊重并重视对方，双方关系较为密切。
五、操作方式
在接待工作中，大体上有如下4种常规的礼宾规格操作方式可供接待人员参考执行。有时，接待人员可以酌情选择其一；有时，接待人员则可以兼而用之：
（一）执行明文规定
在许多情况下，对于接待工作中的具体礼宾规格，有关部门对其中的常规性问题，通常都作出了明文规定。这些规定，有的出自我国各级政府，有的出自各类企事业单位，有的则出自外事部门。这类明文规定的礼宾规格，其规范性、重要性往往较强。因此，在具体的接待工作中，接待人员必须对其全面地、一丝不苟地贯彻执行。
（二）实施常规做法
在具体的接待工作过程中，有许多礼宾规格的细微之处是不可能一一作出规定的。故处理这些问题时，各单位、各部门往往都有一些自己的补充、变通或其他规定的做法。一般而言，只要行之有效，并且不与有关的明文规定相抵触，那么它就是可被采纳的。
（三）遵照对等做法
当一时难以确定用以接待对方的礼宾规格时，接待人员还有一种方式可循，即可以遵照对等的做法。此种方式具体是指，接待人员可参照被接待方在此之前接待己方同等职级者时采用的礼宾规格执行，以示双方有来有往，礼遇相当。
（四）比照他方成例
若上述方式均难以实施时，接待人员还可参考国内其他机关、单位、部门以前接待被接待对象时所采取的成功的接待经验。这种做法，往往可以使接待方在接待工作中少走弯路。在学习其他机关、单位、部门成功经验的同时，还须注意吸取其不成功的教训，避免犯同样的错误。
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